CRM para clínica odontológica: do pedido de avaliação ao tratamento aprovado
Um CRM para clínica odontológica organiza o caminho do paciente: o primeiro contato no WhatsApp, a avaliação marcada, o orçamento do tratamento e o retorno até a decisão. No Convello, a recepção atende no mesmo número, a IA responde as dúvidas na hora, cada orçamento vira um cartão no funil e o lembrete da consulta pode sair sozinho.
Onde o consultório perde tratamento
- O paciente pede o valor do implante pelo WhatsApp, a recepção responde "só com avaliação" e a conversa morre ali.
- A avaliação acontece, o plano de tratamento é entregue e ninguém volta a falar com a pessoa depois de uma semana.
- Orçamento de ortodontia ou prótese costuma levar dias para ser decidido, e no meio do caminho o paciente esquece de você.
- A cadeira fica vazia porque a consulta das 8h não foi confirmada na véspera.
- Dois dentistas, uma recepção e um celular: ninguém sabe quem prometeu ligar para quem.
Como o Convello entra na rotina da clínica
Recepção inteira no mesmo número
O WhatsApp que os pacientes já usam passa a ser atendido no sistema, pelo computador e pelo celular. Cada conversa tem um responsável e o histórico fica com a clínica, mesmo quando a recepcionista muda.
IA para a pergunta de sempre
Endereço, horário, convênios, como funciona a avaliação e o que levar no dia: a clínica escreve o que a IA pode dizer, e ela responde na hora, inclusive à noite e no fim de semana.
Funil com as etapas da clínica
Você dá nome às etapas, por exemplo: avaliação marcada, avaliação feita, orçamento enviado, tratamento aprovado. Cada cartão mostra o valor do plano e o que está parado há dias aparece sozinho.
Lembrete e mensagem de falta
Com a consulta na agenda, o sistema pode mandar a confirmação ao marcar, o lembrete antes do horário e uma mensagem para remarcar quando o paciente não aparece.
O retorno do orçamento, passo a passo
- 1Depois da avaliação, a recepção cria o negócio no funil com o valor do plano (implante, aparelho, prótese, lentes).
- 2O cartão fica na etapa "orçamento enviado" com o nome de quem cuida daquele paciente.
- 3A régua de retorno (sequência de lembretes de contato) avisa a equipe no dia certo de chamar de novo.
- 4Se o paciente responde que vai pensar, a conversa e o histórico ficam na ficha para quem retomar.
- 5Fechou: o cartão vai para "tratamento aprovado". Não fechou: a equipe anota o motivo da perda (preço, prazo, foi para outro lugar).
- 6No fim do mês, o gestor vê quantos orçamentos saíram, quantos foram aprovados e por que os outros foram perdidos.
A IA no consultório tem limite claro
Ela acolhe, responde o que a clínica ensinou e faz as perguntas que a recepção sempre faz: qual tratamento interessa, se já é paciente, qual período prefere para a avaliação. As respostas vão para a ficha e a conversa passa para a recepção com um resumo.
Ela não dá diagnóstico nem diz o valor de um tratamento que depende de avaliação, se a clínica escrever que não pode. Palavras como "dor forte", "inchaço" ou "dente quebrou" podem chamar uma pessoa da equipe na hora, para o caso de urgência não ficar esperando.
Antes e depois na recepção
Mensagem fora do horário
Sem CRM
Resposta só no outro dia
Com o Convello
IA responde e anota o pedido
Orçamento entregue
Sem CRM
Fica no papel ou na memória
Com o Convello
Cartão no funil com retorno marcado
Consulta do dia seguinte
Sem CRM
Ligação manual, quando dá tempo
Com o Convello
Lembrete pelo WhatsApp, sem ligar para ninguém
Paciente que faltou
Sem CRM
Esquecido
Com o Convello
Mensagem para remarcar
Anúncio de implante
Sem CRM
Sem saber quem veio dele
Com o Convello
Origem anotada no contato
| Situação | Sem CRM | Com o Convello |
|---|---|---|
| Mensagem fora do horário | Resposta só no outro dia | IA responde e anota o pedido |
| Orçamento entregue | Fica no papel ou na memória | Cartão no funil com retorno marcado |
| Consulta do dia seguinte | Ligação manual, quando dá tempo | Lembrete pelo WhatsApp, sem ligar para ninguém |
| Paciente que faltou | Esquecido | Mensagem para remarcar |
| Anúncio de implante | Sem saber quem veio dele | Origem anotada no contato |
Perguntas frequentes
Não. O Convello cuida do atendimento e da venda: WhatsApp da recepção, agenda das avaliações, funil de orçamentos e retorno. O prontuário e o odontograma continuam no sistema clínico que você já usa.
Ela diz só o que a clínica ensinar. Se o valor depende de avaliação, você escreve isso, e a IA explica como funciona a avaliação e oferece horários para a recepção confirmar.
Cada orçamento vira um cartão no funil, com valor e responsável. O que está parado há dias aparece sozinho e a régua de retorno lembra a equipe de chamar o paciente de novo.
O sistema pode mandar a confirmação ao marcar, o lembrete antes da consulta e uma mensagem para remarcar quando o paciente falta. A clínica liga o recurso e escolhe os textos. No número oficial, o lembrete vira tarefa para a recepção.
Você cadastra palavras de urgência, como "dor forte" ou "inchaço". Quando aparecem, a conversa vai para uma pessoa e a equipe é avisada, sem esperar a IA.
Não. Você conecta o número que os pacientes já conhecem, pelo número oficial da API da Meta ou por QR Code, e a recepção passa a atender dentro do sistema.
O valor depende do tamanho da equipe e sai na demonstração. Mensal, sem fidelidade.