CRM para escolas e cursos: nenhuma família sem resposta na época de matrícula
Um CRM para escola ou curso organiza a captação de alunos: o pedido de informação no WhatsApp, a visita ou aula experimental, a matrícula e a rematrícula. No Convello, a secretaria e o comercial atendem no mesmo número, a IA responde as dúvidas na hora no pico de matrícula, e cada interessado vira um cartão no funil até decidir.
O que acontece na secretaria em época de matrícula
- Em janeiro, o WhatsApp recebe dezenas de pedidos de valor e material por dia, e quem pergunta à noite só tem resposta dias depois.
- A mãe pergunta pelo filho, o pai pergunta de novo em outro número, e ninguém junta as duas conversas.
- A família visita a escola, gosta, diz que vai pensar e ninguém volta a procurar.
- O curso de idiomas abre turma nova e não sabe quem já tinha pedido informação no semestre passado.
- A rematrícula depende da coordenadora lembrar de cada aluno, um por um.
Como o Convello organiza a captação
Secretaria e comercial no mesmo número
O WhatsApp da escola é atendido no sistema, pelo computador e pelo celular. Cada conversa tem um responsável, e dá para colocar quem está esperando resposta no topo.
IA para o pico de perguntas
Turnos, séries ou níveis, material, documentos para matrícula, como funciona a aula experimental: a escola escreve o que a IA pode dizer e ela responde na hora, a qualquer hora.
Funil com as etapas da escola
Por exemplo: pediu informação, visita marcada, visitou, matrícula enviada, matriculado. Quem parou numa etapa há dias aparece sozinho para a equipe retomar.
Ficha com os dados que importam
Campos personalizados guardam série ou nível, turno de interesse, nome do aluno e quem é o responsável. A IA pode perguntar e anotar isso na ficha.
Responsável e aluno: quem decide e quem estuda
Na escola, quem conversa no WhatsApp quase sempre é o responsável, e o aluno é outra pessoa. Com campos personalizados, a ficha guarda o nome e a série do aluno junto com o contato do responsável, e a equipe não confunde quem é quem.
Nos cursos para adultos (técnico, livre, idiomas), o próprio aluno conversa. O mesmo funil serve, e as telas podem usar a palavra do seu negócio, como "aula experimental" no lugar de "visita".
Da primeira pergunta à matrícula
- 1O responsável clica no anúncio de matrícula e chama no WhatsApp. O contato chega com o anúncio de origem anotado.
- 2A IA responde na hora, pergunta a série do aluno e o turno, e grava as respostas na ficha.
- 3A conversa vai para a pessoa da vez na secretaria, que oferece horário de visita ou aula experimental.
- 4O sistema pode mandar a confirmação da visita e um lembrete antes do horário.
- 5Depois da visita, a régua de retorno avisa a equipe de chamar a família de novo se ela sumir.
- 6Matrícula feita: o cartão fecha. Perdeu: a equipe anota o motivo (valor, distância, escolheu outra).
Rematrícula e campanhas com consentimento
Para a rematrícula ou uma turma nova, a escola pode fazer campanha pelo número oficial da API da Meta, com modelo de mensagem aprovado pela Meta. A lista de quem pediu para sair é respeitada e a mesma pessoa não recebe campanha toda hora.
Mande só para quem é aluno, responsável ou pediu informação e aceitou receber mensagens. O relatório mostra entregues, lidas, respostas e matrículas ligadas à campanha.
Perguntas frequentes
Não. O Convello cuida da captação e do atendimento: WhatsApp da secretaria, visitas, funil de matrículas e retorno. Notas, frequência e financeiro escolar continuam no sistema acadêmico da escola.
A IA responde na hora as dúvidas que a escola ensinou e faz as perguntas iniciais. A equipe recebe a conversa já com série, turno e resumo, e a roleta de leads divide os contatos entre quem está atendendo.
Dá. Com campos personalizados, a ficha do responsável guarda nome, série e turno do aluno. Assim a equipe sabe de quem se fala em cada conversa.
Pode, pelo número oficial da API da Meta, com modelo aprovado pela Meta e só para quem aceitou receber. O sistema respeita a lista de quem pediu para sair e evita mandar campanha para a mesma pessoa toda hora.
Funciona. As etapas do funil e as palavras das telas levam o nome do seu negócio, como "aula experimental" ou "turma", e servem para curso técnico, livre, de idiomas ou preparatório.
O valor depende do tamanho da equipe e sai na demonstração. Mensal, sem fidelidade.