Gestão de aluguéis ou CRM de vendas: o que a imobiliária precisa

Toda imobiliária que atende venda e aluguel ao mesmo tempo já sentiu o mesmo incômodo: um sistema pensado para gestão de aluguéis não ajuda em nada na hora de tocar um lead que quer comprar, e um sistema pensado para vender não guarda contrato, boleto nem vistoria. São dois problemas diferentes, e confundir os dois na hora de escolher sistema costuma custar caro depois, em retrabalho e em cadastro duplicado.

O que é um sistema de administração de locação

Um sistema de administração de locação cuida do que acontece depois que o imóvel já está alugado. O trabalho dele é sobre o contrato em andamento: gerar boleto todo mês, controlar o repasse ao proprietário, registrar vistoria de entrada e de saída, calcular reajuste quando chega a data e manter o histórico de cada inquilino. É um sistema voltado para o imóvel que já tem contrato assinado, não para o imóvel que ainda está sendo oferecido a quem procura.

O que é um CRM de vendas

Um CRM de vendas cuida do que acontece antes do contrato existir. O trabalho dele é sobre o lead que chega perguntando por um imóvel: registrar o contato, distribuir entre os corretores, acompanhar a negociação num funil, agendar visita e, no fim, fechar a venda ou a locação. Enquanto o sistema de locação olha para o contrato que já existe, o CRM de vendas olha para o contato que ainda pode virar um.

Quem precisa de qual sistema

Se a imobiliária vive de venda e não tem imóvel próprio alugado sob sua administração, o sistema de locação nem chega a ser usado: o que falta ali é organizar o atendimento e a distribuição de lead, que é o problema que um CRM de vendas resolve. Para ver como isso funciona na prática, o texto sobre funil de vendas imobiliário detalha o caminho do lead até o fechamento.

Do outro lado, uma imobiliária que só administra aluguel, sem time comercial captando lead novo, não sente falta de funil nem de roleta de corretor: o dia a dia dela é boleto, repasse e vistoria, que é trabalho de administração de locação, não de atendimento comercial.

Quem precisa dos dois ao mesmo tempo

A maioria das imobiliárias de porte médio no Brasil faz as duas coisas: vende imóvel e também administra aluguel, às vezes do mesmo imóvel em momentos diferentes. Um apartamento pode estar anunciado para venda, não vender no prazo esperado, e o proprietário decidir colocá-lo para alugar. Quando isso acontece, o ideal é que o CRM que atendeu o lead de venda e o controle da locação enxerguem o mesmo cadastro de imóvel, para não duplicar informação nem perder o histórico de quem já demonstrou interesse antes.

Isso não significa que os dois precisam ser o mesmo sistema fazendo tudo. Significa que a imobiliária precisa decidir, de forma consciente, se quer um sistema separado para cada função, ou um CRM de vendas com um módulo de aluguel encaixado, de modo que o mesmo imóvel não vire dois cadastros diferentes em dois lugares diferentes.

Como o Convello se encaixa nisso

O Convello é um CRM de vendas: atendimento no WhatsApp, distribuição automática de leads, funil de vendas e financeiro com comissão são o centro do sistema. Para quem também administra aluguel, existe um módulo de aluguéis como adicional, com cadastro de imóveis para alugar e dos contratos de locação.

Uma diferença prática desse módulo aparece quando um imóvel é alugado: ele sai do site da imobiliária sozinho, sem precisar de ninguém lembrando de tirar o anúncio do ar. Isso evita o problema comum de um imóvel já alugado continuar aparecendo como disponível no site, gerando lead para uma oferta que não existe mais. Para quem quer entender melhor o lado administrativo dessa operação, o texto sobre controle de locação na imobiliária entra em mais detalhe.

Os relatórios que cada sistema entrega

Um sistema de administração de locação entrega relatórios sobre o contrato em andamento: repasse do mês, boleto em atraso, reajuste previsto, vistoria pendente. São números que interessam ao proprietário do imóvel alugado e ao setor financeiro que cuida da carteira de locação.

Um CRM de vendas entrega outro tipo de relatório: quantos leads entraram, quanto tempo até a primeira resposta, quantos negócios estão em cada etapa do funil, e a comissão de cada corretor sobre o que foi vendido. São números que interessam ao gestor comercial, e que não aparecem num sistema pensado só para locação.

Quando a imobiliária tenta resolver os dois problemas com um sistema só voltado para um lado, um desses dois conjuntos de relatório sempre fica capenga: ou falta comissão e funil, ou falta repasse e vistoria. Entender essa diferença ajuda a não julgar mal um sistema por não fazer bem algo que nunca foi pensado para fazer.

O que considerar antes de escolher

Antes de decidir entre um sistema de locação isolado, um CRM de vendas isolado, ou um sistema com os dois, vale responder três perguntas:

• Quanto da operação da imobiliária é venda e quanto é aluguel administrado?
• O mesmo imóvel costuma transitar entre venda e aluguel, ou são carteiras completamente separadas?
• A equipe que atende lead de venda é a mesma que cuida de contrato de locação, ou são pessoas diferentes?

A resposta a essas perguntas diz mais sobre qual sistema faz sentido do que qualquer lista de funcionalidades comparada isoladamente, porque o problema real está na operação da imobiliária, não na lista de telas de um sistema.

Perguntas frequentes

Um CRM de vendas substitui um sistema de administração de locação?

Não substitui quando a imobiliária tem uma carteira grande de contratos de aluguel para administrar. O que costuma resolver esse caso é um CRM de vendas com um módulo de aluguel encaixado, ou os dois sistemas trocando informação do mesmo cadastro de imóvel.

Preciso do módulo de aluguel se só faço venda?

Não precisa. O módulo de aluguel só faz sentido para quem tem imóvel sob administração de locação. Uma imobiliária que só vende usa o CRM de vendas sem nenhum custo ou tela extra desse módulo.

O que acontece com o imóvel no site quando ele é alugado?

No Convello, o imóvel sai do site sozinho assim que é marcado como alugado, sem precisar de ninguém tirando o anúncio manualmente. Isso evita que o site continue oferecendo um imóvel que já não está disponível para quem visita.

Escolher entre gestão de aluguéis e CRM de vendas não é escolher o sistema mais completo do mercado, é escolher o que resolve o problema que a sua imobiliária tem hoje. Para ver como o CRM de vendas do Convello se encaixa com o módulo de aluguéis, veja a página de gestão de aluguéis para imobiliária.